FAQ Registration & Application / Inscriptions et Demandes
Posted by , Last modified by Hussein Noureddine on 16 May 2019 10:28 AM


Le français suit

Q. I want to apply for an elective. Why can’t I access an application form?

A. Elective Opportunities must first be added to your Elective Wishlist before you can apply. If you have not yet added any electives to your Elective Wishlist, you will not be able to select an application.

 

Q. Where can I find elective opportunities to submit an application?

A. Click on Visiting Electives Guide in the navigation bar on your Student Dashboard. Enter terms in the search bar and click the search button (search terms must be related to the elective such as– specialty, subspecialty, school, etc.). From the list of results, click on either the title of an elective you are interested in, or click the search button. This will bring you to the details screen for the elective. From here, click the star icon at the top right to add the elective to your wishlist.

 

Q. How do I know which documents I need to upload to my student account?

A. It is highly recommended that you visit an Institution’s profile before applying for an elective at that school in order to know which documents will be required. Click on the school logo from the Visiting Electives Guide to access that institution’s profile.

 

Q. I forgot to add a document and I’m part way through the application. Do I have to start over?

A. No. Once you begin an application, there will be a button at the top right labeled Save Application as Draft. By clicking this button, you save any progress you’ve made with your application. This will allow you to add required documents and return to the application already in progress by clicking on In Draft in the Applications menu.

 

Q. I am filling in an application form, but why can I not get to the next tab?

A. When filling out the application, each section has required fields marked by an asterisk (*). If any of these fields is not filled out, the word Required will show up next to the field as a tag and an error banner will show up near the top of the page. Any incomplete tabs with errors will be shown in red.

 

Q. How can I confirm my application was submitted?

A. Once you submit an application, you will receive an onscreen confirmation. In addition, you will also receive an email notification to the email address you used to register for the portal. To view your submitted applications, click on In Process in the Applications menu on the navigation bar.

 

Q. I’m applying for an elective and I get the error message ″Cannot apply later than 2 week(s) before start date of earliest elective″ when I select my dates. How can I proceed?

A. The time frame to apply for an elective is set by each faculty and can vary from one institution to another. That information can usually be found on the institution profile. If the information is not available on the institution profile, it would be best to contact the institution directly for answers. Their contact information can be found on the main page of their profile.

 

Q. Why should I include core rotation information in my visiting elective application?

A. Core rotation timelines and requirements vary between schools so placement contacts and many preceptors will review the dates and details of a student’s core rotations to understand the student’s domain knowledge and level of experience at the time of the requested visiting elective placement.

 

Q. I am required to submit a picture of myself with my application.   What are the requirements for this photo?

A. Only files with extensions JPG/JPEG, PNG or GIF can be uploaded and the file size limit is 25MB. Please provide a passport like picture where you are the only person appearing on the photo.   

 

Q.Why do I get the message “You are not eligible for this elective” when I try to add an elective to my wish list?

A. If you are not able to add an elective to your wish list, it may be because this specific elective is not offered to your student type. We recommend that you look on the institution profile of the faculty you wish to apply to verify if there are any criteria you do not meet. Some faculties also have an eligibility tab at the bottom of their institution profile in the Policies section that could clarify why you are not eligible for electives.

 

Q. I would like to change my email address in the Portal for login and communications.  How can I do that?

A. To update your email address, log into your account on the Portal and click on “My Account” at the top right of the page.  Under the “Account” tab, you will be able to update the email address in the email field. Note that when updating your email address, the Portal will require that you also update your password.  All communications will now be sent to this new email address.

 

Q.  Is it possible to update a document after I have submitted my application?

A. If you wish to update a document after your application has been submitted, you may contact the Elective Coordinator through the Portal as a system feature will need to be initiated to allow you to update it. The Host School will also verify all your documents attached with your application and may request a document update if necessary.  Please note that your recent photo cannot be replaced as the Home School Verification was automatically sent to your Home School Verifier when you submitted your application. 

 

Q. Is it possible for me to change my elective start and end date on an already submitted application? If so, how can I do this?

A. In order to change your elective start and end date on an already submitted application, a change request must be submitted through the Portal. To submit your request, click on the “Applications” tab and select “In Process” from the drop down menu. From there, click on the magnifying glass on the right of the application you would like to make changes to. You will now be on the application details page and will need to click on “Create Change Request”. In the text box, make sure that you provide as much details as possible regarding the changes you would like to make to your application and once you are done, click “Save”. The “Create Change Request” button will only be available when your Home School Verification has been submitted to your host school. Once the Elective Coordinator has reviewed your request, he/she may contact you to discuss your request.

 

Q. I have already submitted my application, how can I upload an additional document?

A. Submit a Change Request from the existing application in your dashboard. The Elective Coordinator at the host institution can then trigger a document update or allow a new document to be added. You will see Pending Document Update under the Immediate Action Required section on your dashboard follow the link to upload your document.

 

Q. How do I reset my password?

A. On the log in page of the Portal, you will find a Reset Password option. Selecting this option will take you to a page where you will be asked to provide your email address, and answer your predefined security question. Once you click on Submit, a link to change your password is sent to your email address.  If you are already logged into your account and want to change your password, simply select My Account at the top right of the screen, enter your new password in the Password field and in the Confirm Password field as well. Click Save. Note that the password must contain a minimum of 5 characters, one capital letter and one non-alphanumeric character (such as; $, #, %,!). 

 

Q. I have already submitted my application, is it too late to modify my dates for visiting electives?

A. If your application is still in process, you can initiate a request to modify the dates you selected for visiting electives. The change request must be made through the Portal. Go to the Applications tab, and select In Process. To view your application, click on the magnifying glass [right-hand side]. In the application, select the option Create a change request. This request will be flagged for consideration by the elective coordinator. If you have not heard back from the elective coordinator, make sure to contact them to verify that the change has been accepted.

 

Q. How do I know if and when schools are open for application?

A. To find out when a school is open or plans to open for applications, go to the school’s Institution Profile, scroll down the page and select your student type, you will then see under Registration Window if the window is currently open or closed. Note that if the window is closed, the school may have posted under Other Important Dates the next window when students will be able to apply.

 

Q. There is a blackout on an elective in the visiting electives guide, why would there be a blackout?

A. Blackout Periods in the Student Portal are implemented at the discretion of the Elective Coordinators at each faculty. Blackout dates are typically used when clinical placements are not available for a limited time during a regular visiting elective period. For example, blackouts may be applied when preceptors are not available during the winter holidays. 

 

Q. I am required to submit a document with my application.  When I click on the Browse option to select a document, why can’t I see any documents in the Choose a File window?

A. Documents must be added to your student profile before you begin an application. This will populate the Choose a File window when you are required to submit a document. To add documents to your profile, go to the Documents tab and select the Add New to upload the file from your computer. Only file extensions pdf, docx, png, doc, jpg/jped and gif can be uploaded and the file size limit is 25MB.

 

Q. I am trying to enter my core rotations on my profile in the Portal. Because the Portal only allows me to enter one specialty per core rotation, how would I enter an integrated clerkship that covered two different specialties?

A. When entering a core rotation, in the Specialty drop down list there is an option to select “Other”. If the student selects “Other” than they are required to complete a field called “Please Specify”, in this box they can add both specialties and explain that it is an integrated rotation. Example: emergency / anesthesiology - integrated clerkship

 

Q. Does the Portal provide a forum for housing?

A. Currently the portal doesn’t provide a forum for students to find housing options during their visiting electives. Our understanding is the Canadian Federation of Medical Students has a housing forum.  In addition, you may contact the visiting elective coordinator at the faculty of your interest.

 

Q. Is it mandatory to provide information about all core rotations when submitting an application?

A. All core rotations including complete and scheduled (upcoming) are mandatory when applying for visiting electives. The core rotations must be filled in under the academic tab in your student profile before starting an application. Failure to provide complete information with the initial application may cause delays in processing applications.

 

Q. Is the Portal used by Residents?

A. The AFMC Student Portal is for undergraduate medical students only. Residents are not eligible to apply for visiting electives through the Portal.

 

Q. Can a medical student, who is studying outside of Canada, complete more than 12 weeks for visiting electives at medical schools in Canada?

A. The general guideline is a maximum of 12 weeks of visiting electives for students who are studying outside Canada. This is a general guideline (not a regulation) and may be interpreted differently by each medical school (in other words, a school can decide - at its discretion - whether or not they grant elective weeks to a student who has 12 weeks already)

 

Q. What do the different colors on the elective details calendar represent?

A. Green means go. Students can apply now for any elective date represented in green. White represents dates when the host school offers electives but the application service for those dates is currently closed. (i.e. dates are outside the Application Period*). The elective is not offered to students on the dates represented in grey.

*Application Period – host schools typically require students to apply 4-7 months in advance to allow for time to process applications. This is called the application period.

 

Q. Where can I view my application status on the Portal?

A. To view your application status, click on the “Applications” tab on the navigation bar and select “In Process” from the drop down menu. All your applications will be listed and the “Application Status” column will indicate the current status of your applications. To go to the elective details page, click on the magnifying glass on the right side of the elective.

 

Q. Which browser should I use to have the best Portal experience?

A. Although the AFMC Student Portal will work with most web browsers and operating systems, the AFMC recommends registrants to use the Portal with Google Chrome. The Portal is not designed for mobile devices, for this reason, we highly recommend registrants to use a PC or Mac when submitting applications.

Q. For Quebec students, I am aware that the student number entered in the Portal and BCI/AÉHÉ system must match otherwise the application will be rejected. However, I am not sure which number to use as I have two student numbers I currently use for various systems?

A. The student number in the BCI/ AÉHÉ system is reflective of your student number from your home school. You should use your student number assigned to you by your university when you entered the medical program.  At time of application in the Student Portal, you will be redirected for authentication to BCI. At the personal and academic information screen, make sure that the student number matches the one you entered in your Profile on the Student Portal.

Q. Can I remove or update a document previously submitted with an application?

A. A document can be updated or replaced but cannot be removed from a previously submitted application. If you need to update or replace a document, contact the school to let them know and they will initiate the document update process. When you see the status "UnderReview_Pending Document Update" you can upload and submit the new document.  


Q. Where can I check the status of my visiting elective applications?

A. With the recent updates to the Student Portal dashboard, the status of your applications and the status of specific elective requests are now available on your Home screen when you log into the Portal. Use the expand feature on the ‘In process applications’ table to see the status of each elective request in the application.  A column “wks to start” indicates the number of weeks or days remaining before the start of the elective.

Q. I would like to request a change to my application, can I send a message to the host coordinator through the Portal?

A. There is a button, "Create a change request,"  on the application form you have submitted. Change requests can only be activated after homeschool verification has been completed. This is the only method through the Portal to communicate a change request to the Host Coordinator.  When using this feature, your request is logged in the system and the Host Coordinator is informed your application is tagged as having an action item pending. The Host Coordinator may contact you through the Portal with additional questions. A request for cancellation button is also available in your application should you need to cancel an elective request.


Q. I received an email from a faculty stating I must log in to my Portal account to accept an elective opportunity. How do I accept the elective opportunity in the Portal?

A. Once you have logged into the Portal, click the red button next to "Pending Student Response" under "Immediate Action Required". Any application that requires a student's response will appear. Open the application(s) and use the accept / decline buttons to respond.

Q. If I receive an offer and have other applications pending with the same or overlapping dates, do I have to cancel these other electives?

A. Canceling requests for concurrent dates is a courtesy to other students. Canceling will help open spots, eliminate wait times and reduce costs.


Q. How can I confirm my elective offer on the Portal?

A. Once logged into the Portal, you should have the ability to accept the offered elective by clicking on the number next to "Pending student response" in the "Immediate Action Required" on your dashboard. On your elective offerings page, click on the application number for the elective you want to accept. You will then be able to accept or decline the offer on the application details page.


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Inscriptions et Demandes

Q. J’aimerais soumettre une demande de stage optionnel. Pourquoi ne puis-je pas accéder à un formulaire de demande?

R. Les possibilités de stages optionnels doivent d’abord être ajoutées à votre Liste de souhaits de stages optionnels avant que vous ne puissiez soumettre une demande. Si vous n’avez pas encore ajouté un stage optionnel à votre Liste de souhaits, il ne vous sera pas possible de sélectionner une demande.

 

Q. Comment trouver les stages optionnels pour lesquels je pourrais présenter une demande?

R. Cliquez sur Guide des stages optionnels pour étudiants visiteurs sur le Tableau de bord des étudiants. Entrez des termes dans la barre de recherche et cliquez sur le bouton de recherche (les termes de recherche doivent être reliés au stage optionnel comme la spécialité, sous-spécialité, faculté, etc.). À partir de la liste de résultats, cliquez soit sur le titre d’un stage optionnel qui vous intéresse ou sur le bouton de recherche. Vous serez alors dirigé(e) vers l’écran des détails du stage optionnel. À ce stade, il vous suffit de cliquer sur l’icône étoile  dans le coin supérieur droit pour ajouter le stage optionnel à votre liste de souhaits.

 

Q. Comment puis-je savoir quels documents je dois télécharger à mon compte étudiant?

R. Nous vous recommandons fortement de consulter le profil de l’établissement avant de soumettre une demande portant sur un stage optionnel à cette faculté afin de connaitre les documents exigés. Cliquez sur le logo de la faculté à partir du Guide sur les stages optionnels pour étudiants visiteurs pour accéder au profil de l’établissement.

 

Q. J’ai oublié d’ajouter un document et j’ai déjà la moitié de la demande de remplie. Dois-je tout recommencer depuis le début?

R. Non. Une fois votre demande entamée, il y aura un bouton dans le coin supérieur droit nommé Sauvegarder la demande en tant qu’ébauche. En cliquant sur ce bouton, vous sauvegardez les étapes effectuées dans votre processus de demande. Ceci vous permettra d’ajouter les documents requis et d’achever votre demande plus tard en cliquant sur À l’état d’ébauche dans le menu Demandes.

 

Q. Je remplis un formulaire de demande, mais pourquoi ne puis-je passer au prochain onglet?

R. Lorsque vous remplissez la demande, chaque section comporte des champs obligatoires marqués d’un astérisque (*). Si l’un ou l’autre de ces champs n’est pas rempli, une étiquette Requis s’affichera et un message d’erreur apparaîtra près du haut de la page. Tout onglet incomplet comportant une ou des erreurs deviendra rouge. 

 

Q. Comment puis-je confirmer que ma demande a bien été soumise?

R. Une fois que vous aurez soumis une demande, vous obtiendrez une confirmation à l’écran. De plus, vous recevrez également un avis par courriel à l’adresse que vous avez utilisée pour vous inscrire au portail. Afin de visualiser les demandes que vous avez soumises, cliquez sur En cours de traitement   dans le menu Demandes de la barre de navigation.

 

Q. Je suis en train de postuler pour un stage optionnel et lorsque je sélectionne mes dates, je reçois un message d’erreur  « On ne peut présenter une demande plus tard que 2 semaines avant la date du début du premier stage ». Comment puis-je procéder?

R. Chaque université fixe le délai pour soumettre une demande pour un stage optionnel. Ce délai peut varier d'un établissement à l'autre. L’information figure généralement sur le profil de l'établissement. Si ce n’est pas le cas, il serait préférable de communiquer avec la faculté directement afin d’obtenir des réponses. Leurs coordonnées se trouvent sur la page d'accueil de leur profil.

 

Q. Pourquoi devrais-je inclure des renseignements sur mes stages fondamentaux dans ma demande de stage optionnel pour étudiant visiteur?

R. Le calendrier et les exigences des stages fondamentaux varient d’une faculté à l’autre. Les responsables des placements et plusieurs précepteurs revoient les dates et les détails des stages fondamentaux d’un étudiant afin de comprendre la connaissance du domaine d’un étudiant et le niveau d’expérience au moment du placement dans le stage optionnel pour étudiants visiteurs requis.

 

Q. Je dois inclure une photo de moi dans ma demande. Quelles sont les exigences pour la photo? 

R. Seuls les fichiers avec extensions JPG/JPEG, PNG ou GIF peuvent être téléchargés et la taille des fichiers ne doit pas dépasser 25MB. Veuillez fournir une image similaire à une photo de passeport sur laquelle vous êtes le seul figurant. 

 

Q. Pourquoi est-ce que je reçois le message “ Vous n’êtes pas admissible à ce stage” quand j’essaie d’ajouter un stage à ma liste de souhaits?

R. Si vous ne pouvez pas ajouter un stage à votre liste de souhaits, il se peut que ce stage ne soit pas disponible pour votre type d’étudiant. Nous vous encourageons à visiter le Profil de l’Université qui offre le stage de votre choix et à lire les conditions d’admissibilité. Certaines facultés ont aussi rajouté, sous la section des Politiques dans leur Profil de l’Université, un onglet sur leurs conditions d’admissibilité.

 

Q. J’aimerai changer mon adresse courriel dans le Portail aux fins de connexion et communications. Comment puis-je faire le changement?

R. Afin de mettre à jour votre courriel, connectez-vous à votre compte sur le Portail et cliquez sur “ Mon compte” en haut de la page. Sous l’onglet «Compte », vous serez en mesure de mettre à jour l’adresse courriel. Veuillez noter qu’en mettant à jour votre courriel, il vous sera demandé de mettre à jour par la même occasion votre mot de passe. Toutes les communications seront désormais envoyées à votre nouvelle adresse courriel.

 

 Q. Est-ce possible de mettre à jour un document après avoir déjà soumis la demande?

R. Si vous voulez mettre à jour un document après avoir déjà soumis la demande, vous pouvez contacter le Coordonnateur de stage par le biais du Portail étant donné qu’une fonction système doit être initiée pour permettre la mise à jour. L’Université d’accueil vérifiera aussi vos documents joints à la demande et peut demander une mise à jour de document si nécessaire. Veuillez noter que votre récente photographie ne peut pas être remplacée vu que la vérification de la faculté d’origine est automatiquement envoyée au vérificateur dès que la demande est soumise.

 

Q.  Est-ce que je peux changer ma date de début et fin de stage sur une demande déjà soumise? Si possible, comment dois-je faire?

R. Pour changer votre date de début et fin de stage sur une demande déjà soumise, une demande de modification doit être faite par le biais du Portail. Afin de soumettre votre demande, cliquez sur l’onglet «Demandes» et sélectionnez «En cours» à partir du menu déroulant. A partir de là, cliquez sur la loupe à la droite de la demande que vous aimeriez modifier. Sur la page «détails de la demande», cliquez sur «Créer une demande de modification». Dans la zone texte, assurez-vous de donner le plus de détails possibles en relation avec les changements que vous demandez. Cliquez ensuite sur «Sauvegarder» quand vous aurez fini. Le bouton «Créer une demande de modification»  est seulement disponible quand la vérification par votre faculté d’origine est reçue par l’université d’accueil. Une fois que le coordonnateur de stage aura passé en revue votre demande, il/elle vous contactera afin d’en discuter. 

 

Q.  j’ai déjà soumis ma demande, comment puis-je télécharger un document supplémentaire?

R. Vous pouvez soumettre  une demande de changement  à partir de votre demande sur le tableau de bord. Le coordonnateur de stage à l’université d’accueil peut activer la mise à jour de document ou permettre l’ajout d’un nouveau document. Vous verrez le statut Mise à jour de document en attente sous la section Action immédiate requise sur votre tableau de bord. Cliquez sur le  lien pour télécharger vos documents.

 

Q. Comment puis-je réinitialiser mon mot de passe?

R.  A partir de la page de connexion au portail, vous pouvez suivre les étapes de réinitialisation du mot de passe.  Cliquez sur «  réinitialiser le mot de passe » et saisissez votre adresse courriel ainsi que la réponse à votre question de sécurité. Une fois que vous aurez cliqué sur « soumettre », un lien de réinitialisation du mot de passe vous sera envoyé à l’adresse courriel associée à votre compte. Si vous êtes déjà connecté à votre compte, et vous souhaitez modifier votre mot de passe, cliquez simplement sur «  Mon compte » au coin supérieur droit de l’écran, saisissez votre nouveau mot de passe (deux fois pour le confirmer)  puis cliquez sur sauvegarder. 

Remarque : le mot de passe doit contenir un minimum de 5 caractères, une lettre en majuscule et un caractère non alpha numérique (tels que ; $, #, %,!). 

 

Q. J’ai déjà soumis ma demande. Est-ce trop tard pour changer mes dates de stages?

R. Si votre demande est toujours en cours, vous pouvez soumettre une requête  afin de changer vos dates de stages. La demande de changements doit être faite par le biais du Portail. Allez sous l’onglet Demandes, et sélectionner En cours. Afin d’afficher  votre demande, cliquez sur la loupe  [à la droite].  Sous la demande, sélectionnez  l’option Créer une demande de modification. Cette requête sera marquée pour examen par les coordonnateurs de stages. Si vous ne recevez pas de réponse de la part des coordonnateurs de stages, assurez-vous de les contacter directement pour vérifier si la requête a été acceptée. 

 

Q. Comment puis-je savoir si et quand les universités acceptent des demandes de stage?

R. Pour connaitre les dates où vous pouvez  soumettre une demande, allez sur le profil de l’université, faites défiler la page vers le bas et sélectionnez le type d’étudiant qui vous correspond et vous verrez  sous le panneau Période d’inscription si cette université accepte des demandes. Notez que si elle n’accepte pas de demandes, il est possible que les prochaines dates d’ouvertures soient inscrites sous Autres dates importantes.

 

Q. Certaines périodes de stage sont indiquées comme étant non disponibles dans le guide des stages visiteurs. Pourquoi les stages ne sont pas offerts durant ces périodes?

R. Les périodes de stages non disponibles sont affichées dans le portail à la discrétion des coordonnateurs de stage à chaque faculté. En général, une période de stage est indiquée comme étant non disponible quand les stages cliniques ne sont pas offerts pour une période limitée au cours de l’année universitaire.  A titre d’exemple, des stages peuvent ne pas être offerts durant les fêtes de décembre.   

 

Q. Je suis en train de remplir une demande et on me demande de fournir des documents. Lorsque je clique sur l’option Ajouter un document, Pourquoi est-ce-que je n’arrive pas à voir mes documents sur la page Veuillez choisir un fichier?

R. Les documents doivent être ajoutés à votre profil avant de soumettre une demande. Ceci peuplera les options sur la page Veuillez choisir un fichier lorsqu’il vous est requis d’ajouter un fichier. Pour ajouter des documents à votre profil, cliquez sur le panneau Documents et sélectionner l’option Ajouter une nouvelle valeur pour télécharger le document à partir de votre ordinateur. Il est à noter que seulement les extensions pdf, docx, png, doc, jpg/jped et gif peuvent être téléchargées et la grandeur du fichier doit être inférieure à 25MB.

 

 Q. J’essaie de rentrer mes principales rotations dans mon profil sur le Portail. Vu que le Portail ne me laisse entrer qu’une spécialité par rotation, comment puis-je entrer un stage intégré qui couvre deux spécialités différentes?

R. Lorsque vous rentrez vos rotations, dans la liste déroulante des spécialités, vous avez le choix de sélectionner «  Autre ». Si vous sélectionnez «  Autre », vous aurez l’option d’inscrire les deux spécialités et donner plus de détails sur le stage dans le champ «  veuillez préciser ». Exemple : médecine d’urgence / anesthésiologie – stage intégré. 

 

Q. Est-ce que le Portail a un forum qui permet aux étudiants de publier des offres de logements? 

R. Présentement, le Portail n’a pas de forum qui permet aux étudiants locaux de publier des offres de logements pour les étudiants visiteurs. Un tel service est offert par la FMEC. Pour plus d’informations,  les étudiants peuvent aussi contacter les coordonnateurs de stages visiteurs a la faculté de leur choix 

 

Q. Est-ce obligatoire de fournir les informations relatives aux rotations obligatoires lors de la soumission d’une demande?

R. Toutes les rotations obligatoires étant terminées et/ou programmées sont exigées lorsque vous appliquez pour des stages cliniques.  Les rotations doivent être entrées sous l’onglet universitaire dans  votre profil étudiant avant de soumettre votre demande. Le non-respect de cette obligation pourrait entrainer des délais dans le traitement des demandes.

 

Q. Est-ce que le Portail est utilisé par les résidents?  

R. Le Portail des étudiants de l’AFMC est à l’intention des étudiants en médicine du premier cycle seulement. Les résidents ne sont pas admissibles aux stages visiteurs par le biais du Portail. 

 

Q. Est-ce qu’un étudiant en médecine, étudiant à l’extérieur du Canada, peut compléter plus de 12 semaines de stages au maximum à des  fins de stages a option externat dans les facultés de médecine au Canada?

R. En règle générale, les étudiants à l’extérieur du Canada peuvent effectuer 12 semaines au maximum de stages optionnels en externat.  Ceci est une directive générale (et non une règlementation), aussi peut-elle être interprétée différemment par chaque faculté de médicine (en d’autres mots, une faculté peut décider, à sa discrétion, de permettre à un étudiant d’effectuer plus de 12 semaines de stages).

 

Q. Quelle est la signification des différentes couleurs sur le calendrier des stages?

R. La couleur verte donne le feu vert à l’étudiant. Les étudiants peuvent aussitôt soumettre une demande pour n’importe laquelle des dates de stages surlignées en vert. Le blanc correspond aux dates durant lesquelles la faculté d’accueil offre des stages mais le service de demande pour ces dates est présentement fermé. (Par exemple, les dates se situent en dehors de la période de demande*). Le stage n’est pas disponible pour les étudiants durant les dates surlignées en gris.

*La période de demande –En règle générale, les facultés exigent que les étudiants soumettent leurs demandes 4 à 7 mois à l’avance afin d’avoir des délais suffisants pour le traitement des demandes. Ceci est appelé la période de demande. 

 

Q. Comment puis-je visualiser le statut de ma demande dans le Portail?

R. Afin de visualiser le statut de votre demande, cliquez sur l’onglet “Demandes” situe sur la barre de navigation et sélectionnez « En cours » à partir de la liste déroulante. Toutes les demandes seront affichées et la colonne « Statut de la demande » indiquera le statut actuel de vos demandes. Pour voir les détails des stages, cliquez sur la loupe au coin droit du stage.

 

Q. Quel navigateur devrai-je utiliser pour obtenir une bonne expérience de navigation dans le Portail?

R. Bien que le Portail des étudiants de l’AFMC fonctionne avec la plupart des navigateurs et systèmes d’opération, l’AFMC recommande aux étudiants inscrits d’ouvrir le Portail avec Google Chrome. Le Portail n’est pas conçu pour les appareils mobiles. Aussi, nous recommandons fortement aux étudiants d’utiliser un PC ou MAC lors de la soumission des demandes

Q. Pour les étudiants québécois, je suis conscient que le numéro d'étudiant inscrit dans le Portail et le système BCI / AÉHÉ doivent correspondre, sinon la demande sera rejetée. Cependant, je ne suis pas sûr de savoir quel numéro utiliser car j'ai deux numéros d'étudiants que j’utilise actuellement pour différents systèmes?

R. Le numéro d'étudiant dans le système BCI / AÉHÉ reflète votre numéro d'étudiant assigné par votre faculté d'accueil. Vous devriez utiliser votre numéro d'étudiant qui vous a été assigné par votre université lorsque vous avez débuté vos études en médecine. Lors de la soumission d’une demande par le biais du  Portail étudiant, vous serez redirigé à des fins d’'authentification auprès de BCI. À la page sur les renseignements personnels et universitaires, assurez-vous que le numéro d'étudiant correspond à celui que vous avez inscrit sur votre profil sur le Portail étudiant


Q. Puis je retirer ou mettre à jour un document déjà soumis avec une demande?

R. un document peut être mis à jour ou remplacé mais ne peut pas être retiré d’une demande ayant déjà été soumise. Si vous souhaitez mettre à jour ou remplacer un document, communiquez avec la faculté et ils activeront le processus de mise à jour des documents. Quand vous voyez le statut «En instance d'examen en attendant les documents à jour de l'étudiant », vous pourrez télécharger et soumettre le nouveau document.

Q. Où puis je vérifier le statut de mes demandes de stages visiteurs?

R. Grâce aux récentes mises à jour au tableau de bord du Portail des étudiants, le statut de vos demandes et le statut de demandes de stages spécifiques sont maintenant disponibles sur votre page d’accueil lorsque vous vous connectez au Portail. Utilisez la fonction élargir sous le tableau ‘Demandes en cours de traitement’ afin de voir le statut de chaque stage dans la demande. Une  colonne ‘Semaines avant le début de stage’ indique le nombre de semaines ou jours restant avant le début du stage.

Q. J'aimerais demander une modification à ma demande, puis-je envoyer un message au coordonnateur d'accueil via le Portail? 

 R. Il y a un bouton, "Créez une demande de modification" sur le formulaire de demande que vous avez soumis. Les demandes de modification ne peuvent être activées qu'après avoir terminé la vérification par la faculté d'attache.C'est la seule méthode par le biais du Portail pour communiquer une demande de modification au Coordonnateur d'accueil. Lorsque vous utilisez cette fonction, votre demande est enregistrée dans le système et le Coordonnateur d'accueil est informé que votre demande est marquée comme ayant une mesure à prendre en attente. Le coordonnateur d'accueil peut vous contacter par le biais du portail avec des questions supplémentaires. Un bouton de demande d'annulation est également disponible dans votre demande si vous devez annuler une demande de stage.

Q. J'ai reçu un courriel d'un membre du corps professoral m'informant que je devais ouvrir une session sur mon compte du Portail pour accepter une occasion de stage optionnel. Comment dois-je faire pour accepter l'offre de stage optionnel dans le Portail?

R. 
Une fois que vous êtes connecté au Portail, cliquez sur le bouton rouge à côté de «En attente de la réponse de l'étudiant» sous «Action immédiate requise». Toute application nécessitant la réponse d'un étudiant apparaîtra. Ouvrez la ou les applications et utilisez les boutons accepter / refuser pour répondre.


Q. Si je reçois une offre et que j'ai d'autres demandes en attente avec les mêmes dates ou des dates qui se chevauchent, dois-je annuler ces autres stages optionnels?

R. C’est une courtoisie envers les autres étudiants, il est conseillé d’annuler des demandes pour des dates simultanées. L'annulation aidera à libérer des places, à diminuer les temps d'attente et à réduire les coûts.


Q. Comment puis je confirmer mon offre de stage par le biais du Portail?

R.
Une fois connecté au portail, vous devriez être en mesure d'accepter l'offre de stage en cliquant sur le numéro à côté de « Réponse de l'étudiant en attente » dans « Action immédiate requise » sur votre tableau de bord. Ensuite, sur la page des choix de stages, vous cliquerez sur le numéro de la demande que vous souhaitez accepter. A partir de là, vous serez en mesure d'accepter ou de refuser l'offre de stage à partir de la page des renseignements sur la demande.